Hier lesen Sie, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie vivakeys.ch besuchen und bei uns bestellen, wozu wir sie brauchen, wer sie erhält und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortlicher
EUROPE SOFTWARE PARTNER AND PAYMENT SOLUTIONS OÜ
Valge tn 13, 11415 Tallinn, Harju maakond, Estland
Telefon: +372 668 3082
E-Mail für Datenschutzanliegen: datenschutz@vivakeys.de
Weitere Angaben stehen im Impressum.
2. Datenschutzbeauftragter
Dipl.-Ing. Michael Heisekamp
c/o EUROPE SOFTWARE PARTNER AND PAYMENT SOLUTIONS OÜ, Valge tn 13, 11415 Tallinn, Estland
E-Mail: datenschutz@vivakeys.de
3. Besuch der Website
Hosting und Server-Protokolle
Unsere Website und unser E-Mail-Postfach laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).
Bei jedem Aufruf speichert der Server ein Protokoll: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem. Wir brauchen diese Daten, um die Website auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach höchstens sechs Wochen gelöscht.
Notwendige Cookies
Damit Warenkorb, Kasse und Kundenkonto funktionieren, setzt unser Shop (WooCommerce) die folgenden Cookies. Sie sind für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich und brauchen keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
wp_woocommerce_session_…: Warenkorb und Sitzung in der Kasse; Speicherdauer zwei Tagewoocommerce_cart_hashundwoocommerce_items_in_cart: erkennen, ob sich der Warenkorb geändert hat; bis zum Schließen des Browserswordpress_logged_in_…undwordpress_sec_…: Anmeldung im Kundenkonto; bis zum Schließen des Browsers, mit „Angemeldet bleiben“ 14 Tagewordpress_test_cookie: prüfen, ob Ihr Browser Cookies annimmt; bis zum Schließen des Browsers
Die Zahlungsdienstleister setzen im Bezahlvorgang eigene Cookies (Abschnitt 5).
Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis
Beim ersten Besuch fragen wir im Hinweis „Cookies und Google-Dienste“, ob Sie Google Analytics (Statistik) und weitere Google-Dienste erlauben. Vor Ihrer Entscheidung laden wir keinen Google-Code. Ablehnen hat keine Nachteile.
Ihre Auswahl speichern wir nur in Ihrem Browser (Local Storage, Eintrag vk_consent: Auswahl und Zeitpunkt). Der Eintrag wird nicht an uns übertragen. Nach zwölf Monaten fragen wir erneut. Über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern oder Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Rechtsgrundlage für das Speichern der Auswahl ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Google Analytics 4 (nur mit Einwilligung „Statistik“)
Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“), um zu verstehen, wie unser Shop genutzt wird. Google setzt dafür die Cookies _ga und _ga_… mit einer Laufzeit von bis zu zwei Jahren. Verarbeitet werden pseudonyme Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft des Besuchs, Geräte- und Browserangaben und die ungefähre Region. Nach Angaben von Google speichert Google Analytics 4 keine IP-Adressen. Die Ereignisdaten werden höchstens 14 Monate aufbewahrt.
Wir nutzen den Einwilligungsmodus von Google (Consent Mode): Nach Ihrer Zustimmung teilen wir Google mit, dass nur die Analyse erlaubt ist. Speicherung und Nutzung für Werbung bleiben abgelehnt. Angemeldete Mitarbeiter werden nicht erfasst. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).
Google-Dienste (nur mit Einwilligung „Google-Dienste“)
Händlerwidget: Mit Ihrer Einwilligung zeigen wir auf den Shopseiten (nicht in Warenkorb, Kasse und Kundenkonto) ein Widget von Google mit unserer Shopbewertung bei Google. Es wird von Servern von Google geladen (gstatic.com, google.com). Dabei erhält Google Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben und die aufgerufene Seite.
Google Kundenrezensionen: Mit Ihrer Einwilligung zeigt Google nach einer Bestellung auf der Bestellbestätigungsseite ein Fenster. Darin entscheiden Sie, ob Google Sie per E-Mail um eine Bewertung Ihres Einkaufs bitten darf. Für dieses Fenster übermitteln wir an Google: Bestellnummer, E-Mail-Adresse, Lieferland, voraussichtliches Lieferdatum und, soweit vorhanden, die GTIN der gekauften Produkte. Nur wenn Sie im Fenster zustimmen, schickt Google Ihnen die Umfrage. Ihre Bewertung veröffentlicht Google nach eigenen Bedingungen.
Rechtsgrundlage für beide Dienste ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).
4. Bestellung und Kundenkonto
Für eine Bestellung brauchen wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Land; Ihren Namen können Sie freiwillig angeben. Bestellen Sie für eine Firma, brauchen wir Firma, Name, Anschrift und, wenn Sie Reverse Charge nutzen möchten, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Zur Bestellung speichern wir außerdem die bestellten Produkte, Preise und Steuern, die Zahlungsart und den Zahlungsstatus, die gelieferten Produktschlüssel, Ihre Erklärungen im Bestellvorgang sowie IP-Adresse und Browserangaben zum Zeitpunkt der Bestellung (zum Schutz vor Missbrauch).
Wir verwenden diese Daten, um den Vertrag zu schließen und zu erfüllen, Ihnen die Schlüssel zu liefern, Rechnungen auszustellen, Anfragen zur Bestellung zu beantworten und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Pflichten) und für den Missbrauchsschutz Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Ein Kundenkonto ist freiwillig; Sie können auch als Gast bestellen. Im Konto speichern wir Ihre Anmeldedaten (das Passwort nur verschlüsselt), Ihre Angaben und Ihre Bestellungen mit Produktschlüsseln, damit Sie diese jederzeit wieder abrufen können. Sie können Ihr Konto jederzeit löschen lassen; Daten, die wir aufbewahren müssen, bleiben bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gespeichert.
Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Geben Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an, prüfen wir sie beim Bestellen im Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission. Dabei übermitteln wir die Nummer und das Land. Das Ergebnis und die Prüfnummer speichern wir zur Bestellung als steuerlichen Nachweis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den umsatzsteuerrechtlichen Nachweispflichten. Meldet VIES die Nummer als ungültig, können Sie ohne die Nummer bestellen; wir berechnen dann Umsatzsteuer.
E-Mails zur Bestellung
Bestellbestätigung, Lieferung der Schlüssel und andere E-Mails zur Bestellung versenden wir über Scaleway Transactional Email der Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l’Evêque, 75008 Paris, Frankreich, als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Absender ist shop@vivakeys.com, Antworten gehen an office@vivakeys.de. Scaleway erhält dafür Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Rechnungen und Buchhaltung
Rechnungen erstellen wir im Shop und übernehmen die Daten in unsere Buchhaltung. Rechnungen und Buchungsbelege müssen wir nach § 12 des estnischen Buchführungsgesetzes (raamatupidamise seadus) sieben Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Soweit nötig, erhalten unsere Steuerberatung und die Steuerbehörden diese Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
5. Zahlung
Für die Zahlung leiten wir die nötigen Daten an den Zahlungsdienstleister der von Ihnen gewählten Zahlungsart weiter, etwa Bestellnummer, Betrag, Währung, E-Mail-Adresse, Land und, soweit angegeben, Name und Anschrift:
- Kartenzahlung, Apple Pay und Google Pay: Revolut Bank UAB, Konstitucijos pr. 21B, 08130 Vilnius, Litauen
- PayPal und die über PayPal angebotenen lokalen Zahlungsarten: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, 2449 Luxemburg, Luxemburg
Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt beim Zahlungsdienstleister ein. Vollständige Karten- oder Kontodaten erhalten wir nicht. Die Zahlungsdienstleister verarbeiten Ihre Daten auch in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsabwehr und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten; dafür gelten ihre eigenen Datenschutzhinweise. Bei Apple Pay und Google Pay verarbeiten zusätzlich Apple bzw. Google Daten nach ihren eigenen Bedingungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bezahlfunktionen nur an der Kasse: Die Bezahlschaltflächen und Eingabefelder von PayPal und Revolut binden wir nur auf der Kassenseite ein, nicht auf Produkt- oder Warenkorbseiten. An der Kasse werden sie schon beim Aufruf der Seite geladen, bevor Sie eine Zahlungsart wählen. Dabei lädt Ihr Browser Programmcode von Servern von PayPal und Revolut. PayPal nutzt zur Betrugsabwehr außerdem den Dienst FraudNet und den Dienst reCAPTCHA der Google Ireland Limited. Das Programm von Revolut sendet Fehlerberichte an den Dienst Sentry der Functional Software, Inc., San Francisco, USA, den Revolut dafür einsetzt. Die Anbieter erhalten dabei insbesondere Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben und die aufgerufene Seite und können Cookies oder ähnliche Techniken einsetzen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil Sie an der Kasse Ihre Bestellung abschließen und bezahlen möchten, und für Betrugsabwehr und Fehlerberichte unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionierenden Zahlung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
6. Kontakt und Support
Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (im Formular Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht) und den Inhalt Ihrer Anfrage, um sie zu beantworten. Das Formular wird per E-Mail an unser Postfach gesendet und nicht zusätzlich in der Website gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag geht, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
KI-gestützte Bearbeitung: Bei der Bearbeitung von Anfragen setzen wir KI-Systeme der OpenAI Ireland Limited, Dublin, Irland, als Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO). Dabei wird der Inhalt Ihrer Anfrage verarbeitet. Antworten versenden wir als „Kundenservice VivaKeys“. Sie können jederzeit verlangen, dass eine Person Ihr Anliegen prüft und beantwortet.
Terminbuchung: Für einen Rückruf oder eine Fernhilfe können Sie einen Termin über Calendly buchen (Calendly LLC, 115 E Main St, Ste A1B, Buford, GA 30518, USA). Calendly wird erst aufgerufen, wenn Sie einen Buchungslink anklicken. Calendly verarbeitet die Angaben, die Sie dort machen (etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Termin und Notiz), sowie Ihre IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. unser berechtigtes Interesse an einer einfachen Terminvergabe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Fernhilfe: Für eine Fernhilfe nutzen wir TeamViewer der TeamViewer Germany GmbH, Bahnhofsplatz 2, 73033 Göppingen, Deutschland. Eine Sitzung kommt nur zustande, wenn Sie TeamViewer starten und uns Ihre ID und das Kennwort mitteilen. Verarbeitet werden TeamViewer-ID, IP-Adresse, Dauer der Sitzung und die Bildschirminhalte, die während der Sitzung sichtbar sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
7. Widerruf
Wenn Sie einen Vertrag widerrufen, verarbeiten wir Ihre Erklärung und die Angaben zur Bestellung, um den Widerruf zu bearbeiten, die Zahlung zu erstatten und den Vorgang nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
8. Übermittlung in Länder außerhalb der EU
Google, Calendly, OpenAI und Sentry gehören zu Unternehmen mit Sitz in den USA, und auch Zahlungsdienstleister können Daten in Drittländern verarbeiten. Bei Calendly erfolgt die Verarbeitung in den USA. Google LLC und Calendly LLC sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; für Übermittlungen an zertifizierte Unternehmen gilt der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Wo das nicht greift, stützen wir Übermittlungen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Auf Anfrage nennen wir Ihnen die jeweilige Garantie.
9. Speicherdauer
Wir löschen Ihre Daten, sobald wir sie für den Zweck nicht mehr brauchen und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Im Einzelnen:
- Server-Protokolle: höchstens sechs Wochen
- Sitzung im Warenkorb: zwei Tage
- Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis: zwölf Monate im Browser
- Rechnungen und Buchungsbelege: sieben Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres
- Bestellungen und gelieferte Schlüssel: solange Ansprüche aus dem Vertrag möglich sind und die Aufbewahrungspflicht besteht
- Kundenkonto: bis Sie es löschen oder löschen lassen
- Anfragen an den Kundenservice: bis der Vorgang erledigt ist und keine Ansprüche daraus mehr zu erwarten sind
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).
Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Schreiben Sie dazu an datenschutz@vivakeys.de. Haben wir begründete Zweifel an Ihrer Identität, können wir einen Nachweis verlangen.
11. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die estnische Datenschutzaufsicht:
Andmekaitse Inspektsioon
Tatari 39, 10134 Tallinn, Estland
E-Mail: info@aki.ee, Telefon: +372 627 4135
Website: aki.ee
Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts wenden, in Deutschland an die Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes. Sie leitet Ihre Beschwerde an die estnische Behörde weiter.
12. Weitere Hinweise
Die Angaben, die für eine Bestellung nötig sind, müssen Sie machen, sonst können wir den Vertrag nicht schließen. Alle anderen Angaben sind freiwillig.
Ausschließlich automatisierte Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO), treffen wir nicht.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.
Stand: 9. November 2026